İsveçli Gambroturk, Türkiye’deki e-dönüşümü için Netsis’i seçti

Diyaliz alanında dünyanın en ünlü şirketlerinden Gambro’nun Türkiye ofisi Gambroturk, siparişten teslimata tüm iş süreçlerini Netsis ERP ile entegre etti. Stok, satış, maliyet gibi parametrelerin anlık takibine olanak sağlayan proje sonrasında Gambro, ortak faaliyet gösterdikleri diğer ülkelerde de Netsis’i tercih edebileceklerini açıkladı.

Global Medikal Ürünler şirketi Gambro’nun Türkiye ofisi Gambroturk tüm iş süreçlerini Netsis ile e-ortama taşıdı. Gambroturk’ün İstanbul ve Ankara’daki ofisleri , iş süreçlerini iki ayda Netsis üzerinden bütünleşik olarak takip edebilir hale geldi. Öte yandan ürün kodları ve stoklar Gambro Global de kullanılan biçimde sisteme aktarılarak uluslararası raporlamada büyük kolaylık sağlandı.

Proje sayesinde Gambroturk’ün satış rakamlarının anlık takibi mümkün kılındı. İthalat süreci sonlandırılmamış ürünlerin stok çıkışının engellenmesiyle hatalı işlem riski de son buldu.

Farklı para birimlerinden işlem ve raporlama yapma özelliği, Türkiye ve İsveç merkez için ayrı raporlama seçenekleri gibi Gambroturk’e özel olarak uyarlamalarla iş süreçlerinin daha hızlı ve verimli yürümesi sağlandı.

Kılıç: “Netsis’te sürprizlere yer yok.”

Gambroturk Finans Müdürü Tuba Kılıç, projeyi şöyle değerlendirdi:

"Sağlık gibi hassas bir konuda faaliyet gösterdiğimiz için, iş süreçlerinde de son derece hassas davranmamız gerekiyor. İngilizce dil seçeneği, mevzuat değişikliklerine hızlı uyum sağlaması, özelleştirilebilir yapısı, raporlama seçenekleri, maliyet ve kurulum sürecinin uygunluğu nedenleriyle Netsis’i seçtik. Tüm süreç önceden planlandığı gibi işledi. Uyarlama sürecindeki hız ve uzmanlığın yanı sıra planlanan maliyetlerle projenin sonlandırılması da İsveç’teki merkezimiz tarafından son derece olumlu karşılandı ve Netsis ile Gambro’nun ortak faaliyet gösterdiği diğer ülkelerde de Netsis ile iş birliğini desteklenebilir."

İşçi Sağlığı Teçhizatı; Netsis ile güvenli adımlar

30 yıldan bu yana işçi ve iş yeri güvenliği, işçi sağlığı, ilk yardım, sivil savunma ve yangın önleme konularında kullanılan teçhizatın gerek üretimini gerek ithalat ve ihracatını gerçekleştiren İşçi Sağlığı Teçhizatı (İST) Netsis ile güvenliğin sınırlarını artırdı.

Ar-Ge yaptığı, üretim ve ithalatını gerçekleştirdiği ürünleri İstanbul satış ofislerinin yanı sıra yurt geneline yayılmış geniş satış kanalı ile müşterilerine ulaştıran İST, Ankara’daki merkezinde satın almadan, teslimata tüm süreçlerini Netsis ile kontrol altına aldı.

Ülkemizde yürürlüğe giren Kişisel Koruyucu Donanım yönetmeliğine ve Avrupa’da yürürlükte olan 89/686/EEC direktiflerine uygun sertifikalandırılmış kişisel koruyucu donanımlarını en kaliteli haliyle ülkemize kazandıran İST; acil göz ve vücut duşları, yangından koruyucu elbiseler, hava hatlı solunum cihazları, baretler, koruyucu başlıklar, gaz maskeleri ve daha bir çok ekipmanı kullanıcılarına sunuyor. İST bu alanda dünyaca ünlü firmaların da Türkiye distribütörlüğünü yapıyor.

“İST olarak temel hedefimiz, önce kalite prensibini koruyarak uluslararası ticareti artırmak, müşterilerimizin ihtiyaç ve isteklerine uygun fiyat ve en iyi kalite ile zamanında cevap vermektir” diye konuşan İST İdari İşler Müdürü Esra İpek, faaliyet gösterdikleri alanın önemini de “Önce can güvenliği” cümlesi ile özetliyor.

ST için üretim sürecinde en çok dikkat edilmesi gereken unsurun ulusal ve uluslararası kriterlere uyum olduğunun altını çizen İpek, “İST bu hedefe ulaşmak amacıyla Ar-Ge ve İnovasyon konusunda ülkemizde “ilk”leri gerçekleştiriyor, Netsis ile iş süreçlerimiz hızlandı ve izlenebilir duruma geldi böylece Ar-Ge ve teknolojiye ayırdığımız zaman ve insan gücü de arttı” diye konuştu.

Netsis ile ortak bir dil oluşturduk

İpek, Netsis’ten önce İST’de yaşanan dokümantasyon ve bilgi sisteminde ki eksiklikleri şöyle özetledi: “Üretim, muhasebe, depo, satın alma, satış ve pazarlama birbirinden bağımsız departmanlarmış gibi çalışıyor, farklı stok kodları kullanılıyordu. Aynı çatı altında da olsa, bu birimler birbirinden ve yaptıkları işlerden takip edilebildiği sürece haberdar olabiliyordu.

Telefon ve faks ile alınan siparişler manuel olarak ofis programlarına aktarılıyordu. Üretim iş emirleri elden ya da telefon ile üretime aktarılıyordu. Muhasebe elindeki üretim fişlerini, saatler süren uğraşlar ile muhasebeleştiriyordu. Stok takibi haftalık raporlar ile yapılıyordu, çoğu zaman güncel bilgiler olmuyordu. Aylık satış raporları bölgelerden gelen bilgilerle, elle oluşturuluyordu. Tamamen kişilerin inisiyatifinde ve hataya çok açıktı.”

İpek İST’de Netsis ile kurulan yapıyı ve Netsis’in avantajlarını ise şu sözlerle ifade etti: “Netsis’in esnek yapısı ile firmamıza özel ekranlar tasarlandı. Yine bize özel esnek raporlar hazırlandı. Üretimde ve hammadde de izlenebilirlik sağlandı. Oluşturulan ortak ürün kodları ile teklifin verildiği andan itibaren depodan muhasebeye kadar, artık herkes aynı dili konuşuyor.”

Tekstil grubumuzda her ürüne hammaddeden başlayarak seri kodu verildiğini ve muhasebe departmanının seri kodu olmadan fatura kesmesinin engellendiği belirten İpek, “Böylece hasar gören bir üründe geriye dönerek, ürünün hangi top kumaşa ait olduğuna kadar araştırabiliyoruz” dedi.

Resimli ve açıklamalı stok kartları işimizi kolaylaştırdı, teklif sayımız %50 arttı!

Yurtdışı, yurtiçi tüm bölgelerden ve şubelerden gelen siparişlerin satış ve pazarlama departmanı üzerinden depoya ve üretime aktarıldığını ve bu departmanın yoğun bir iş yükü ile çalıştığını kaydeden İpek, “Netsis ile tüm stok kartlarına resimli ve teknik açıklamalı ürün bilgileri girdik. Ürün kalite belgelerini yine bu kartlara ekledik. İhracatını gerçekleştirdiğimiz ürünler için de İngilizce stok kartları oluşturduk. Eskiden ürün bilgileri ilgili departmanların lokalinde tutulurdu ve satış departmanı teklif hazırlarken tek tek bu verileri toplamak için zaman kaybederdi. Bugün geldiğimiz noktada satış ve pazarlama departmanımız gerek teklif gerekse üretime vereceği sipariş aşamasında stok kartlarındaki verileri NDI sayesinde birkaç saniyede teklifine aktarabiliyor. Departmanımızın bir günde hazırladığı teklif sayısı %50 arttı” diye konuştu.

İpek şöyle devam etti: “Netsis’ten önce üretime faks ile ulaştırdığımız siparişlerin takibini bugün üretim müdürü sistemden yapabiliyor. Üretim müdürü siparişin yanı sıra satışın sisteme eklediği notları müşterinin belirttiği imalat detaylarını görebiliyor. Arkada nakış var mı, ölçüleri ne olacak eksiksiz ve hatasız olarak takip edebiliyor.”

Akıllı kod sistemi ile her bilgiye ve rapora ulaşmanın son derece basit olduğunu belirten İpek, “Aylık kesilen faturalardan ne kadar kar edilmiş? İthalat oranlarımız nasıl seyretmiş, üretim sırasında çıkan maliyetin yüzde kaçı ürün maliyeti, yüzde kaçı diğer giderler ve aklınıza gelen birçok bilgiye birkaç dakikada ulaşabilir olduk. Raporlama konusunda devrim yaşadık” dedi.

İST’de iş süreçlerinin satın almadan başlayarak; teklif, sipariş, stok, cari kayıtları, üretim kayıtları, reçeteler, muhasebe kodları ve banka bilgileri de dahil olmak üzere yeniden uyarlandığını belirten İpek, sistemin can alıcı birkaç noktasını söyle sıraladı:

Farklı lokasyonlardaki bürolarımızın ve üretimin tek data üzerinden kayıt girişi ve takibi sağlandı. Bilgi sistemimiz daha kuvvetli hale geldi.

Eskiden departmanlar bazında lokal olarak tutulan stok, tedarikçi, depo ve banka bilgilerimiz tek bir sisteme yüklendi.

En çok satışı yapılan ürünlerimizin stoklarında asgari stok seviyesi kontrolü yapıldı. Böylece ürün temin sıkıntımız ortadan kalktı.

Muhasebe departmanının fatura kesmek için ayırdığı süre günde 2 saatten 30 dakikaya indi.

Eskiden gider kontrolü, muhasebenin bilgisi ve takip edebildiği kadardı ve eldeki bilgilerden hazırlanması günler alıyordu. Netsis ile tüm şubelerin ayrı ayrı giderlerini görebiliyoruz ve sadece tarih aralığı girerek.

Sisteme yapılan detaylı veri girişleri ile yurtdışından gelen ürünlerin ek maliyetlerini güncel olarak görebiliyoruz.

Cari risk takibinin sistem üzerinden anlık izlenebilirliği satış departmanımıza hız kazandırdı. Yine satış personelinin depo stok durumunu anlık olarak takibi sayesinde müşteri memnuniyetimiz arttı. Yeni işe başlamış bir personelimiz bile stoklara girdiğimiz bilgiler sayesinde, müşteri bilgilendirmesi, stok takibi yapabiliyor ve rahatlıkla teknik bilgiler içeren teklifler hazırlayabiliyor.

Log takibi sistemi ile silinen değiştirilen kayıtların raporlanması sağlandı. Kayıtların düzeni ve takibi kolaylaştı.

Yöneticilerimizin istekleri doğrultusunda ithalat maliyet raporu, detaylı sipariş raporları, bürolara ait ayrı ayrı gider raporları, fatura raporu, stok grupları bazında detaylı satış raporları, üretim iş emri raporları, stok seri raporları, muhasebeye özel raporlar oluşturuldu. Böylece süreçlerin detaylı izlenebilirliği sağlandı.

İş emrine göre sakladığımız özel üretim reçeteleri ile geriye dönük bilgi almamız kolaylaştı. Üretim hız ve izlenebilirlik kazandı.

Ankara’da bulunan perakende satış mağazamızın stok, ciro gibi verilerine güncel erişim sağlandı.

ALR Bilişim’in 2010 yılında başladığı ve 10 ay gibi kısa bir sürede tamamladığı projeye KOSGEB de destek sağladı. Yönetim ekibi olarak projenin her aşamasında çalıştıklarını kaydeden İpek, “ALR Bilişim’in uzman ekibi sadece ürünün uyarlanma sürecinde değil, iş süreçlerimizin sistematiğinin oluşmasında da bize önemli destekler verdi. Her departmanı tek tek dinleyerek, koordineli bir çalışma sürdürdüler. ALR Bilişim ekibi bizim çalışma arkadaşlarımız oldu. Tüm yönetici arkadaşlarım adına, kendilerine çok teşekkür ederim” dedi.